Carnavalsvereniging Lotjonslos zit niet bij de pakken neer!

Door de uitbraak van het Coronavirus lag het verenigingsleven de laatste maanden compleet stil. Alle geplande evenementen zoals fuiven, eetfestijnen, taarten verkopen, etc. werden geannuleerd met als gevolg dat zowat elke vereniging een pak minder geld in het laatje kreeg. Al snel zagen enkele verenigingen een kans om hun geplande evenementen toch te laten doorgaan, maar dan in een online versie.

Ook carnavalsvereniging Lotjonslos, de oudste groep uit de Vlaamse carnavalstad bij uitstek Aalst, deed de afgelopen weken een dergelijke versie van hun eetfestijn.

Voorgaande jaren had de groep een heel succesvol eetfestijn dat door corona jammer genoeg niet kon doorgaan. Daarop staken ze de koppen bij elkaar en kwamen ze met een alternatief: een online eetfestijn met delivery aan huis.

"Het was voor ons een sprong in het onbekende", klinkt het. "Wij verkiezen als groep natuurlijk veel liever een eetfestijn in real life waar we onze vrienden en familie op kunnen uitnodigen. Dat was momenteel niet mogelijk, waardoor de online versie een mooi plan B was."

De groep verkocht varkenswangetjes of tongrolletjes en daarbij konden hun sympathisanten ook een passende fles wijn bestellen.

Om dit te organiseren kwam al snel de payment link van ClubCollect in beeld. Voor eerdere evenementen werkte Lotjonslos met een Google Form document dat ze zelf dienden te verwerken en waarbij er ook geen betalingen konden worden ontvangen. Op het vlak van administratie zou dit heel wat werk met zich meegebracht hebben, maar ClubCollect kwam met een geautomatiseerde aanpak.

"De payment link zorgde voor een makkelijke opvolging van onze bestellingen. Hierbij kwamen alle bestellingen op één centraal punt binnen en dienden we ook de betalingen niet meer te verwerken."

De groep stelde zelf de invulvelden van hun payment link samen waarna ze meteen aan de slag konden om de betaallink te verspreiden via Facebook en Whatsapp.



De payment link stond ongeveer een maand live en tijdens die maand is er eigenlijk niets van administratief werk verricht. De bestellingen kwamen binnen en betalingen werden onmiddellijk online afgerond. Enkele dagen voor de dag van hun bezorgmoment sloten ze de bestellingen af en wisten ze tot op het bord hoeveel gerechten ze dienden te maken.

"Heel interessant om op voorhand exact te kunnen weten hoeveel je nodig hebt. Op een echt eetfestijn is het vaak een beetje gissen hoeveel volk er zal komen opdagen, dat was nu niet het geval.''

Via een handige Excel-download van de gevraagde gegevens in de payment link konden ze alle adressen in een routeplanner laten inlezen waardoor de ideale route werd samengesteld. Op de dag van het levermoment stonden alle gerechten klaar en kreeg elke chauffeur een route.

De kosten om te werken via ClubCollect vond Lotjonslos te verwaarlozen vergeleken met het werk dat geautomatiseerd werd. Het gebruik en het aanmaken van de betaallink zijn gratis. Dat brengt met zich mee dat je pas kosten maakt wanneer er effectief bestellingen worden gedaan. Die kost is een transactiekost van 40 eurocent per betaling (ongeacht de hoogte van het bedrag).

"We betaalden aan transactiekosten nog niet 1% van onze totale opbrengst", laat Lotjonslos weten. "Ook qua service naar kopers toe was deze manier van werken een absolute meerwaarde."

Share: