Daten aus einer Excel-Datei in ClubCollect importieren
In dieser Erklärung zeigen wir Schritt-für-Schritt wie Sie mithilfe eines Excel-Downloads aus ihrer Mitgliederverwaltungssoftware Rechnungen in ClubCollect importieren.
Schritt 1 - Vereinsdokumente
Bevor Sie mit der Rechnungsstellung beginnen, ist es wichtig, dass die Vereinsdokumente an ClubCollect bereitgestellt werden. Sehr wichtig ist das Logo, da es in den Rechnungen verwendet wird, die wir an Ihre Mitglieder senden. Wenn Sie das Logo hochgeladen haben und ein grünes "OK" -Symbol angezeigt wird, wissen Sie, dass ClubCollect das Logo erfolgreich verarbeitet hat.
Die verbleibenden Vereinsdokumente müssen von ClubCollect überprüft werden, bevor Auszahlungen an Ihre Organisation stattfinden können. Solange diese nicht überprüft wurden, wird ClubCollect das Guthaben auf einem Treuhandkonto aufbewaren. Wenn alle Vereinsdokumente hochgeladen und überprüft sind werden alle Beträge an Ihre Organisation ausgezahlt.
Schritt 2 - Profilübersichten
In ClubCollect können Sie auswählen, welche Zahlungsmethoden Sie anbieten, welche Nachrichten Sie senden möchten und wie Sie diese verschicken wollen. Diese Einstellungen finden Sie unter "Profilübersichten" -> “Rechnungsprofile”.
Auf dem Hauptbildschirm "Profilübersichten" sehen Sie Ihre aktuellen Rechnungsprofile. Hier können Sie auch ihre Profile bearbeiten und Duplizieren. Das Duplizieren hilft ihnen zeitsparend neue Profiele zu erstellen, wenn diese ihrem Standardprofil sehr änlich sind.
Schritt 3 - Die Exceldatei für den Import vorbereiten
Sie beginnen mit dem Export einer Exceldatei aus Ihrer Mitgliederverwaltung. Dann können Sie unser Beispiel verwenden, um die richtigen Spaltenüberschriften zu verwenden. Diese Überschriften sind notwendig, damit unser System die Spalten richtig erkennt. Die Reihenfolge, in der die Spalten sortiert werden, ist unerheblich. Wichtig ist nur das die Überschrift mit der Spalte übereinkommt.
In unserer Datei haben wir 2 Tabellenblätter aufgenommen um verschiedene Staffelungen Ihrer Dateien zu unterstützen.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie Daten von Minderjährigen importieren, können Sie aus Datenschutzgründen die vertraulichsten Informationen weglassen, die für die Rechnung nicht erforderlich sind. Beispielsweise können Sie Initialen anstelle des vollständigen Vornamens verwenden.
Schritt 4 - Die Exceldatei in ClubCollect importieren
Um Dateien zu importieren, wechseln Sie bitte zum Bildschirm „Importdateien“ und klicken Sie auf „Neue Importdatei erstellen“.
Als erstes können Sie den Import benennen. Dieser Name erscheint auch in den Rechnungen, die an die Mitglieder geschickt werden. Anschließend wählen Sie das Profil aus, das Sie für diese Rechnungen verwenden möchten.
Zuletzt kopieren Sie die Daten aus der Tabelle und fügen sie in das leere Datenfeld in ClubCollect ein.
Der nächste Bildschirm zeigt, welche Daten von unserem System erkannt werden und welche noch manuell zugeordnet werden müssen. Wenn Sie noch Daten zuordnen müssen, können Sie per Dropdown-Liste angeben was die Daten beinhalten.
Sobald der Import abgeschlossen ist, können Rechnungen an die Mitglieder verschickt werden.
Schritt 5 - Rechnungen verschicken
Nachdem der Import erfolgreich abgeschlossen wurde, wird die Datei in der Liste unter “Importdateien” angezeigt.
Auch sehen Sie ein rotes Kreuz, das darauf hinweist, dass die Rechnungen noch nicht an die Mitglieder verschickt wurden.
Rechts neben der Importdatei sehen Sie verschiedene Schaltflächen, unter anderem "Rechnungen übermitteln" und "Rechnungen ansehen".
Bevor Sie die Rechnungen übermitteln, empfehlen wir Ihnen, mehrere Rechnungen auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Wenn alles fertig ist, wählen Sie "Übermitteln", um die Rechnungsstellung zu starten.
Schritt 6 - Die Rechnungen wurden übermittelt
Nach dem Übermitteln der Rechnungen haben möglicherweise mehrere Mitglieder Fragen zu ihren Rechnungen. Fragen zu Rechnungen finden Sie unter “Nachrichten”.
In unserem FAQ für Mitglieder und Schatzmeister finden Sie Antworten zu häufig gestellten Fragen.