Unbezahlten Zahlungsaufforderungen
Nach Ablauf der Zahlungsfrist können noch offene Zahlungsaufforderungen vorhanden sein. Diese können über das Menü "Rechnungen" unter “Überfällig” gefunden werden. In diesem Bereich haben Sie sofort die Möglichkeit, eine Übersicht der nicht bezahlten Zahlungsaufforderungen über die Download-Schaltfläche oben rechts in diesem Menü herunterzuladen.
Es gibt eine Reihe von Aktionen, die Sie ausführen können, wenn eine Zahlungsaufforderung überfällig ist und keine automatische Benachrichtigung mehr von ClubCollect gesendet werden soll.
Eine persönliche Nachricht
Zunächst können Sie über das Nachrichtensystem eine allgemeine Nachricht an alle Spätzahler senden.
Klicken Sie unter "Rechnungen" auf "Überfällig". Sie sehen dann die Übersicht, welche Mitglieder noch keine Zahlungsentscheidung getroffen haben. Wählen Sie die Mitglieder aus, denen Sie eine Nachricht senden möchten, und klicken Sie auf "Nachricht senden". Auf der nächsten Seite können Sie die Nachricht vorbereiten und absenden. Die Mitglieder erhalten diese Nachricht in ihrer Zahlungsaufforderung und erhalten auch eine E-Mail mit dem Hinweis, dass eine Nachricht empfangen wurde. Über diese E-Mail können die Mitglieder ihre persönliche Zahlungsseite direkt öffnen.
Automatisches SEPA-Lastschriftverfahren (nur wenn der Verein autorisiert ist dieses zu verwenden)
Wenn die IBAN-Nummer der Mitglieder in der Importdatei enthalten ist, hat die Organisation die Möglichkeit, nach Ablauf der Zahlungsfrist der Rechnung selbständig eine Lastschrift durchzuführen. Dies sollten Sie jedoch nur tun, wenn Sie von den Mitgliedern bevollmächtigt sind solch ein Verfahren aus zu führen. Das Mitglied erhält dann eine Nachricht, dass der Rechnungsbetrag an einem bestimmten Tag abgebucht wird.
Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt "Wie kann ich unbezahlte Zahlungsaufforderungen per Lastschriftverfahren einfordern?" In diesem Abschnitt der häufig gestellten Fragen.
Letzte Mahnung und Kommunikationsprotokoll
Bleibt eine Zahlungsanforderung unbezahlt, haben Sie die Möglichkeit, eine “Letzte Erinnerung” bzw. Mahnung direkt von ClubCollect zu senden. Der Zahler hat die Möglichkeit, innerhalb von 17 Tagen nach dem Datum zu zahlen. Hier warnen Sie, dass weiteres Ausbleiben der Zahlung bestimmte Konsequenzen haben kann, z. B. eine mögliche Erhöhung der Inkassokosten und etwaiger Zinsen sowie die Übergabe der Akte an ein Inkassounternehmen.
Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt "Wie sende ich eine letzte Mahnung?" in diesem Abschnitt der FAQ.
Inkassobüro einschalten
Es ist auch möglich, eine ausstehende Zahlungsaufforderung von einem Inkassobüro einziehen zu lassen. Sie können die ausstehenden Rechnungen inklusive Aktenmaterial exportieren und an ein selbst ausgewähltes Inkassounternehmen übergeben. Nach Zahlungseingang kann die Zahlung im ClubCollect-System als externe Zahlung verarbeitet werden. Beispielsweise erhält der Zahler von uns keine Zahlungsaufforderungen mehr für eine bezahlte Zahlungsaufforderung.
Weitere Informationen zur Verwendung eines Inkassounternehmens finden Sie im Abschnitt "Wie melde ich eine Rechnung an ein Inkassounternehmen?" von den FAQ.