Opvolgen van onbetaalde facturen

Het kan na het verstrijken van de betalingstermijn voor komen dat er nog openstaande facturen zijn. Deze zijn als verlopen terug te vinden via het menu 'Facturen'. In dit scherm heb je gelijk de mogelijkheid een overzicht van de onbetaalde facturen te downloaden via de download-knop rechtsboven in dit menu.

Er zijn een aantal acties die je kunt ondernemen wanneer een betaalverzoek verlopen is, en er geen automatische berichtgeving vanuit ClubCollect meer gestuurd zal worden.

Een persoonlijk bericht

Je kan allereerst een algemeen bericht naar alle laatbetalers sturen via het berichtensysteem.

Klik onder ‘Facturen’ op het kopje ‘Verlopen’. Vervolgens zie je het overzicht welke leden nog geen betaalkeuze hebben gemaakt. Selecteer de leden die je een bericht wilt sturen en klik op ‘Verstuur bericht’. Op de volgende pagina kun je het bericht opstellen en versturen. De leden ontvangen dit bericht in hun betaalverzoek en krijgen ook een e-mail met de melding dat er een bericht is ontvangen. Vanuit die mail kunnen zij hun persoonlijke betaalpagina direct openen.

Automatisch incasso (enkel wanneer de vereniging gemachtigd is)

Indien het IBAN-nummer van leden in het importbestand is opgenomen, heeft de vereniging de mogelijkheid om zelfstandig een automatische incasso door te voeren wanneer de betaaltermijn van de factuur is verstreken. In de meeste gevallen beschikt de vereniging namelijk zelf over een mandaat van het lid, waarmee je gemachtigd bent te incasseren op het betreffende rekeningnummer. Het lid ontvangt hierna een bericht dat het factuurbedrag op een bepaalde dag zal worden afgeschreven.

Voor meer informatie over hoe je dit kunt doen, kan je kijken onder het kopje ‘Hoe bied ik onbetaalde facturen ter incasso aan?’, in dit deel van de veelgestelde vragen.

Wettelijke Incassokosten-brief en communicatie logboek

Mocht een betaalverzoek onbetaald blijven, heb je de optie om direct vanuit ClubCollect een WIK brief te sturen. Het lid krijgt de kans om binnen 17 dagen na dagtekening te betalen. Hier waarschuw je dat wanneer dit niet gebeurt, de organisatie hier bepaalde consequenties aan kan koppelen zoals een mogelijke verhoging van de wettelijke incassokosten en eventuele rente, en het overhandigen van het dossier aan een incassobureau.

Voor meer informatie over hoe je dit kunt doen, kan je kijken onder het kopje ‘Hoe verstuur ik een Wettelijk Incassokosten brief?’, in dit deel van de veelgestelde vragen.


Een incassobureau inschakelen

Het is daarnaast mogelijk om een openstaande factuur te laten innen door een incassobureau. Je kunt een export maken van de openstaande facturen inclusief dossieropbouw en overhandigen aan een zelfgekozen incassobureau. Wanneer de betaling is ontvangen, kan de betaling als externe betaling verwerkt worden in het ClubCollect-systeem. Zo ontvangt het lid geen betaalverzoeken meer van ons voor een betaald betaalverzoek.

Voor meer informatie over het gebruiken van een incassobureau, kan je kijken onder het kopje ‘Hoe maak ik een rapportage van een factuur voor een incassobureau?’ in dit deel van de FAQ.

Beantwoordt dit uw vraag?