Hoe kan ik leden aansporen om de contributie op tijd te betalen?

Contributie is een van de belangrijkste inkomsten van een vereniging. De contributie-inkomsten zullen voornamelijk worden gebruikt om de activiteiten van de vereniging te financieren. Het is daarom dan ook belangrijk dat alle leden de contributie op tijd betalen. Helaas is dit niet altijd het geval en moeten deze laatbetalers opgevolgd worden. In dit blog bespreken we hoe je leden kunt aansporen om de contributie op tijd te betalen door middel van duidelijke betalingsvoorwaarden en effectieve communicatie.

Het opstellen van duidelijke betalingsvoorwaarden
De eerste stap die je als vereniging kunt nemen, is het opstellen van duidelijke betalingsvoorwaarden. Dit betekent dat je op een heldere en begrijpelijke manier deelt hoe en wanneer leden de contributie kunnen betalen. Zo weten leden precies wat er verwacht wordt. Op deze manier voorkom je op voorhand misverstanden en kan je altijd verwijzen naar de betalingsvoorwaarden. Voorbeelden hiervan zijn: betaling via automatische incasso, handmatig overschrijven en betaling van het contributiebedrag in 1 keer of juist in termijnen.

Het volgende gedeelte van de betalingsvoorwaarden is het aangeven van de gevolgen van niet-betalen. Het is belangrijk om ook hierbij duidelijk aan te geven wat er gebeurt als leden niet op tijd betalen of de betaling mislukt. Denk hierbij aan het doorberekenen van storneringskosten, het toevoegen van een laatbetaalboete of het doorzetten van de inning naar een incassobureau. Als uiterste oplossing kun je leden eventueel ook toegang ontzeggen tot de verenigingsactiviteiten.

Het communiceren met leden over de betalingsverplichtingen
Als alle betalingsvoorwaarden duidelijk zijn omschreven, is het essentieel om deze goed te communiceren met leden. Begin hiermee voordat je de contributie int. Het is handig om de betalingsvoorwaarden op jullie website te zetten. Zo kunnen leden het gemakkelijk vinden en is dit algemeen bekend. Ook is het handig om op voorhand al aan te geven bij leden dat de contributie-inning er aan zit te komen. Hierbij zou je nogmaals de betalingsvoorwaarden kunnen delen. Door deze aankondiging weten leden dat het betaalmoment eraan komt en kunnen zij hiernaar handelen.

Naast het moment vooraf, is het ook handig om, gedurende en na de inning, voldoende contact te houden. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan een herinnering voor het naderen van de uiterste betaaldatum en gevolgen van het niet-betalen. Ook na de uiterste betaaldatum is het belangrijk om te blijven communiceren met de leden die nog niet betaald hebben. Het is daarvoor belangrijk om een overzicht te maken met daarin de mislukte of vergeten betalingen en deze leden opnieuw te benaderen.

Er kan veel tijd gaan zitten in het maken van een overzicht en herinneren van mislukte of vergeten betalingen. Bellen, e-mailen, brieven of WhatsAppjes. Er zijn meerdere opties om achter deze leden aan te gaan, maar het kost jou veel tijd. ClubCollect kan jouw ideale assistent in alle communicatie naar en opvolging van je leden zijn. Je stelt eenmalig betalingsvoorwaarden in (meerdere betaalmethodes, automatische incasso’s, termijnen, herinneringen en opvolging), waarna je met enkele klikken vanuit jullie ledenadministratie de contributie kunt versturen. Verder schakelt het systeem automatisch over naar SMS of WhatsApp als een e-mail niet aankomt. ClubCollect houdt voor jou een overzicht bij en met een druk op de knop zie je precies wie er nog een bedrag hebben openstaan. Na alle automatische berichten kan je deze gemakkelijk nogmaals benaderen via meerdere opties, van e-mail tot WIK brief.

In dit blog hebben we besproken hoe je leden kunt aansporen om hun contributie op tijd te betalen door middel van duidelijke betalingsvoorwaarden en effectieve communicatie. Door heldere informatie te delen over wanneer en hoe de contributie betaald moet worden en door contact te onderhouden met leden, weten zij precies waar zij aan toe zijn. Met ClubCollect hebben verenigingen de mogelijkheid om de betalingsvoorwaarden precies naar wens in te stellen en kunnen leden eenvoudig betalen. Hierdoor kan de betaling van contributie efficiënt geregeld worden en kunnen verenigingen zich richten op de activiteiten.