Maak en verstuur sponsorfacturen met één druk op de knop

Bij het opzetten van sponsorfacturen is het belangrijk dat je de juiste gegevens beschikbaar hebt.
Deze gegevens kun je eenvoudig importeren in het ClubCollect systeem door gebruik te maken van een Excel of csv-bestand.

De naam van de organisatie
Het is natuurlijk noodzakelijk om de naam van de sponsorende organisatie in de factuur op te nemen. Dit maakt niet alleen de factuur traceerbaar, maar dit is ook handig voor de verdere communicatie, waar elke keer de naam van de organisatie terug kan komen.

E-mailadres van de organisatie
Een e-mailadres is erg belangrijk om met de sponsor te communiceren. Hier wordt de sponsorfactuur naartoe gestuurd, maar ook bij andere vragen of uitnodigingen is het handig om een correct e-mailadres tot je beschikking te hebben.

Het sponsorbedrag
Dit bedrag moet nauwkeurig op de sponsorfactuur worden gezet om ervoor te zorgen dat alle financiële overzichten accuraat zijn. Zijn er vanuit de sponsor meerdere dingen waarvoor een bijdrage wordt geleverd, is het aan te raden om deze los van elkaar op de factuur te zetten.

Een beschrijving, bijvoorbeeld 'bord en vlag'
Sommige sponsors kiezen ervoor specifieke items te sponsoren, zoals reclameborden of vlaggen. Of het kan natuurlijk zijn dat jouw vereniging werkt met verschillende sponsorpakketten. Het toevoegen van een gedetailleerde beschrijving helpt niet alleen bij het identificeren van de gesponsorde items, maar kan ook dienen als herinnering aan de unieke bijdrage van elke sponsor. De sponsor ziet dan ook op de factuur duidelijk waar zij hun naam terug kunnen vinden.

Door deze sponsorgegevens vast te leggen, leg je de basis voor een gestroomlijnd proces voor het versturen van al jouw sponsorfacturen. Deze gegevens importeer je eenvoudig in jouw ClubCollect-omgeving, waarna er automatisch sponsorfacturen worden aangemaakt.

Stel je instellingen-profiel in voor sponsorfacturen
In ClubCollect kun je gebruikmaken van meerdere betalingsprofielen. Hier stel je jouw wensen in rondom het versturen van de facturen. Ons advies is om een apart sponsorfactuur-profiel te maken. De meeste verenigingen hebben namelijk verschillende wensen bij het versturen van de sponsorfacturen ten opzichte van facturen voor contributie innen. Door een nieuw profiel te maken, kan je jullie wensen rondom de sponsorfactuur en de betaling eenvoudig instellen. Eenmaal ingesteld kan je je profiel telkens opnieuw gebruiken!

Zet de optie 'voeg belastinggegevens toe' aan
Binnen het profiel is het mogelijk om belastinggerelateerde informatie toe te voegen. Zorg ervoor dat deze optie is ingeschakeld. Je kunt eenvoudig jullie KvK-nummer en eventueel jullie btw-nummer toevoegen aan de factuur. Hierdoor wordt het voor de sponsor ook weer gemakkelijker om dit te verwerken in de boekhouding. Koppel de batch met het sponsorprofiel
Koppel de batch met de sponsorfacturen aan het profiel wat je hebt aangemaakt voor de sponsorfacturen. Door de geautomatiseerde instellingen wordt het voor jou een stuk gemakkelijker om overzicht te houden. Het minimaliseert namelijk fouten, het bespaart je veel tijd en het zorgt ervoor dat de juiste informatie op de sponsorfactuur staat.

Door een apart profiel te maken voor jouw sponsorfacturen met daarin de geautomatiseerde instellingen waardoor dit perfect aansluit op jullie wensen, zorg je ervoor dat het aanmaken van facturen met daarop de juiste informatie erg eenvoudig wordt.

Een soepel betalingsproces is cruciaal voor het behoud van goede sponsorrelaties en het waarborgen van financiële stabiliteit van de vereniging.
Verstuur je de sponsorfacturen met ClubCollect zijn dit de stappen om alles rondom de betaling naar wens in te stellen:

Selecteer de betaalmethoden die je wil aanbieden: iDEAL, bankoverschrijving, automatische incasso, creditcard en meer
Diversiteit in betaalmethoden vergroot het gemak voor sponsoren. Zorg ervoor dat je verschillende betaalopties aanbiedt, zoals iDEAL, bankoverschrijving, automatische incasso en creditcard. Dit geeft sponsoren de vrijheid om de methode te kiezen die het beste bij hen past.

Optie tot het aanbieden van betalen in termijnen
Maak het sponsoren gemakkelijker door de mogelijkheid te bieden tot gespreide betalingen. Dit kan vooral nuttig zijn bij grote sponsorbedragen. Het systeem verstuurt automatisch een bericht voor de aankomende betaling, zodat jullie allebei op de hoogte zijn van de toekomstige betalingen.

Kies hoe lang de sponsoren de tijd hebben om te betalen
Voor sponsoren is het vaak fijn als er enige flexibiliteit is voor het betalen van de sponsorfactuur. Bepaal een redelijke termijn waarbinnen sponsoren hun sponsorfacturen kunnen voldoen. Je moet hierbij natuurlijk rekening houden met het soort sponsoring en in sommige gevallen de financiële situatie van de sponsor.

Bij uitblijvende betaling wordt automatisch een herinneringsbericht gestuurd
Automatiseer het herinneringsproces om een consistente opvolging te waarborgen. Een geautomatiseerde berichtenplanner stuurt herinneringsberichten naar sponsoren wanneer betalingen uitblijven. Je kunt zelf instellen hoeveel herinneringen je verstuurd, op welke manier je deze herinnering verstuurd en de tijd tussen de herinneringen.

Door het optimaliseren van de betaalopties voor de sponsoren wordt de kans vergroot dat sponsorgelden tijdig en volgens afspraak binnenkomen.

Effectief sponsorbeheer vereist een helder overzicht van betalingsstatussen en openstaande verplichtingen.
Bij ClubCollect zijn er een aantal manieren om altijd inzichtelijk te houden wie er betaald hebben en wat er nog open staat:

Direct inzicht in de betaalstatus: betaald, ingepland, openstaand of verlopen
In het dashboard vind je een overzicht van alle betaalstatussen. Sponsorfacturen worden automatisch afgeletterd als ze betaald zijn. Hiernaast heb je nog de statussen: ingepland (de sponsor heeft de betaling middels automatische incasso ingepland), openstaand (de termijn van de sponsorfactuur is nog niet verlopen, dus de sponsor heeft nog de tijd om deze te betalen) en verlopen sponsorfacturen.

Ontvangstdetectie voor je berichten en betaalverzoeken
Voor alle verstuurde berichten van de sponsorfacturen wordt automatisch bijgehouden of deze door de sponsor ontvangen worden. Je kunt met een druk op de knop zien bij welke sponsoren de berichten niet aankomen. Mocht het zijn dat de sponsorfactuur niet aankomt bij de sponsor, kun je vanuit dit overzicht direct actie ondernemen. Je kunt ze bijvoorbeeld op een andere manier benaderen of besluiten om zelf even contact op te nemen met de sponsor voor de juiste gegevens.

Volg facturen waarvan de betaling uitblijft makkelijk op
Mocht het zijn dat de betalingstermijn van een sponsorfactuur verstreken is, wordt dit dus op het dashboard getoond. Klik je op deze categorie, zie je precies bij welke sponsorfacturen de betalingstermijn verstreken is. Vanuit dit overzicht kun je eenvoudig per sponsor of juist in bulk nogmaals een herinneringsbericht versturen. Hierdoor wordt het, ook na alle automatische herinneringen, gemakkelijk om de sponsoren nogmaals te herinneren van de openstaande sponsorfactuur.

Het behouden van een duidelijk overzicht van betalingen en openstaande verplichtingen versterkt niet alleen de financiële stabiliteit van je organisatie maar draagt ook bij aan een professionele relatie met sponsoren.