Contributie innen uitbesteden voor jouw vereniging

Contributie innen uitbesteden kan voor veel organisaties een goede oplossing zijn om er zeker van te zijn dat alle contributie netjes betaald wordt, zonder hier zelf veel tijd en energie in te steken. Met ClubCollect All-in kun je zorgeloos de contributie-inning uitbesteden en er zeker van zijn dat alles naar wens verloopt.

Flexibiliteit in het aanbieden van termijnen
Je kunt kiezen dat leden betalen met een eenmalige betaling of gespreid in termijnen. Deze betaling in termijnen kan volledig aangepast worden aan je voorkeuren, variërend van halfjaarlijks tot maandelijks. Je kunt tot wel twaalf termijnen aanbieden. Er is ook een extra optie waarin je de leden de keuze geeft om te betalen in een zelf gekozen aantal termijnen, waarin je het maximum bepalen. Zo bied je meer service en flexibiliteit aan leden, maar weet je zeker dat strak geregeld is als je dit uitbesteed aan ClubCollect.

Betaalmogelijkheden als automatische incasso, handmatig overmaken en iDEAL
Kies je voor ClubCollect om het contributie innen uit te besteden, kun je eenvoudig meerdere betaalmogelijkheden aanbieden. Denk hierbij aan automatische incasso, handmatig overmaken, iDEAL en Apple Pay, maar ook een aantal internationale betaalmethodes als PayPal, Bancontact, creditcard en Apple Pay. Leden betalen sneller als ze de betaalmethode kunnen gebruiken die ze het liefst gebruiken.

Opvolging en herinneringsberichten volgens jouw planning
Besteed je de contributie-inning uit aan ClubCollect, heb je de keuze om tot 6 herinneringen te versturen. Je weet zo zeker dat het aantal herinneringen past bij jullie wensen als organisatie.

Communiceer via e-mail, sms, WhatsApp en per brief
Bij ClubCollect zijn er verschillende manieren hoe wij de leden kunnen benaderen. Zo kan je kiezen om je herinneringen per e-mail, sms, WhatsApp of brief te sturen. Door gebruik te maken van meerdere communicatie-methoden, vergroot je de kans dat je elk lid bereikt. Je kiest zelf op welke manier je je leden wil herinneren. Mocht het gebeuren dat er bijvoorbeeld bij een lid het e-mailadres ontbreekt, dan zal het lid via een ander communicatie-kanaal benaderd worden.

Geautomatiseerde herinneringen en betalingsopvolging om een vlot en efficiënt contributie-inningsproces te garanderen
Soms vergeet een lid om de contributie te betalen als zij een verzoek hiervoor krijgen of mislukt de automatische incasso. Om te zorgen dat de contributie alsnog betaald wordt, worden automatisch herinneringen verstuurd. Zo zorgen we ervoor dat het proces rondom contributie innen gestroomlijnd is.

Bij uitblijvende betaling wordt het lid telefonisch benaderd
Het kan natuurlijk gebeuren dat er leden zijn die bijvoorbeeld per e-mail slecht bereikbaar zijn. Om ervoor te zorgen dat ook deze leden hun contributie kunnen betalen, bellen wij de leden op om op een vriendelijke manier instructies te geven om hun contributie te betalen en kijken we naar oplossingen als dit nu niet kan. De beschikbare mogelijkheden waar het lid gebruik van kan maken om te betalen bepaal je zelf. Denk hierbij bijv. aan een betalingsregeling.

Doorzetten van onbetaalde facturen naar jouw eigen lokale incassobureau of een Partner van ClubCollect
In het uiterste geval kun je er als organisatie ook voor kiezen om de laatbetalers door te zetten naar een incassobureau. Het doorzetten hiervan valt ook binnen de service van ClubCollect All-In. Wanbetalers kunnen doorgezet worden naar jouw lokale incassobureau of een partner van ClubCollect. Je kunt zelf beslissen of jouw organisatie gebruik maakt van deze mogelijkheid.

Tussentijdse in- en uitschrijvingen
Het kan gebeuren dat er gedurende het jaar nieuwe leden zich inschrijven bij de organisatie. Veel organisaties vragen dan een verlaagd bedrag in plaats van de volledige contributie. Ook deze tussentijdse inning wordt voor je geregeld als je de contributie-inning uitbesteed.

Kortingen
Sommige leden krijgen misschien korting op het contributie-bedrag. Denk bijvoorbeeld aan een vrijwilligersvergoeding. Mocht het zo zijn dat een korting moet worden verwerkt, kun je dit aangeven. Je behoudt tevens zelf de mogelijkheid om dit zelf aan te passen.

Bespaar tijd op administratieve taken zoals het beantwoorden van vragen van leden
Na het starten van de contributie-inning zijn er altijd leden die vragen hebben rondom hun contributie. In het beantwoorden van deze vragen, kan een hoop tijd zitten.

Toegang tot een overzichtelijk dashboard voor inzicht in voortgang, betalingen en meldingen
Contributie innen is voor veel organisaties een van de belangrijkste inkomsten. Als je contributie innen uitbesteedt, is een overzicht van de actuele status wel gewenst. In het overzichtelijke dashboard vind je diverse gegevens, onder andere welk gedeelte en door welke personen al betaald is, bij wie er een betaling is ingepland, het lid nog geen keuze heeft gemaakt hoe zij het willen betalen, maar nog een aantal dagen de tijd heeft om dit te doen en de leden die vergeten zijn om de factuur te betalen. Door een status aan te klikken zie je meteen welke leden welke actie(s) hebben ondernomen. Zo blijf je ook bij het uitbesteden van contributie innen volledig op de hoogte.

Daarnaast vind je een grafiek waarin wordt bijgehouden welk bedrag je per maand aan inkomsten hebt. In deze grafiek vind je ook ingeplande betalingen, zodat je ook in het resterende gedeelte van het seizoen goed inzicht hebt in wat er in de toekomst aan inkomsten zijn. Verder vind je een overzicht waarin wordt aangegeven welk percentage van de facturen al betaald is.

Bereikbaarheid van leden
Het kan natuurlijk zijn dat sommige berichten niet aankomen bij de leden. In het dashboard kun je zien bij welke leden dit het geval is en welke gegevens van deze leden niet meer up-to-date zijn.

Bedrag van de contributie aanpassen
Mocht het zo zijn dat je besluit om een verhoging van de contributie door te voeren, kun je dit zelf aangeven. Het is handig als je dan een seintje geeft aan de leden. Mochten de leden het hier niet mee eens zijn, kun je er altijd voor kiezen om bij het volgende seizoen de contributie weer te verlagen.

Foutieve bedragen
Het kan natuurlijk gebeuren dat er een foutief bedrag bij een lid staat. Het totaalbedrag zou zowel hoger als lager kunnen zijn. Vergelijkbaar met de kortingen, kun je dit ook bij ons aangeven. Ook hier geldt dat je dit eventueel ook zelf aan kan passen!

Betalingen via derde partijen als Stichting Jeugd Sportfonds
Niet elk lid kan de contributie eenvoudig betalen. Voor deze leden die het financieel wat minder hebben, zijn er gelukkig instanties als het Stichting Jeugd Sportfonds en andere gemeentelijke initiatieven. Door dit extra steuntje kunnen deze leden alsnog hun favoriete sport beoefenen. Maken leden hiervan gebruik, zorgen wij dat dit netjes wordt genoteerd.

Ook diverse tussentijdse aanpassingen kunnen doorgevoerd worden.
In- en uitschrijvingen, kortingen, foutieve bedragen en betalingen via derde partijen worden netjes verwerkt. Contributie innen uitbesteden aan ClubCollect omvat dus ook de tussentijdse wijzigingen bij de contributie-inning uitbesteden.

Bedrag van de aankomende wekelijkse uitbetaling
Om bij te kunnen houden wie er wel en wie er nog niet hebben betaald, werken we met een tussenrekening. Vanuit deze rekening wordt wekelijks het totaal van het geinde bedrag uitbetaald. Dit is een gegarandeerde uitbetaling van 100%, zonder verrekende kosten. In het dashboard vind je een overzicht van de vorige uitbetalingen en de komende betaling.

Je kan alle belangrijke informatie dus inzien via het dashboard, zodat jij gedurende het innen van de contributie altijd op de hoogte blijft van de huidige status.