Karate Bond NL - 'Gebruik maken van ClubCollect/ClubBase is een groot succes!'

“Gebruik maken van ClubCollect/ClubBase is een groot succes!” Het antwoord van Lonneke, de office manager van de Karate Bond NL als we de vraag stellen hoe het nu gaat.

De Karate Bond werkt sinds begin 2019 met ClubCollect en het ledenadministratiesysteem ClubBase. Een bond waar ±250 verenigingen bij zijn aangesloten met allemaal dezelfde passie - Karate.

De gesprekken om over te stappen naar ClubCollect vonden al plaats in 2018. "Het bestuur is eindverantwoordelijk, dus hen heb ik moeten overtuigen”, vertelt Lonneke. “Gelukkig hebben de documentatie die ik van ClubCollect heb ontvangen erg geholpen zodat ik een concreet voorstel kon doen bij het bestuur”. Tijdens het onboarding process heeft de KBN een testaccount ontvangen waardoor ze rustig rond konden kijken. Vragen die daaruit naar voren kwamen werden opgepakt door het support team.

De reden van KBN om de samenwerking ClubCollect aan te gaan:

Lonneke vertelt: “Als bond hebben we altijd last van laatbetalers. Zeker omdat we, in tegenstelling tot lokale clubs, onze leden niet wekelijks zien. In onze vorige ledenadministratie konden leden hun eigen gegevens niet aanpassen en kregen ze geen vooraankondiging van de betaling. Dit waren belangrijke zaken waardoor soms de administratie en facturatie langzamer/moeizamer gingen”.

Naast ClubCollect maakt KBN ook gebruik van ClubBase, het ledenadministratiesysteem. Met name met het nieuwe inschrijfformulier besparen ze wekelijks veel tijd. Het handmatig invoeren van nieuwe leden of wijzigingen van huidige leden was tijdrovend. “Uiteraard wisselt het aantal aanmeldingen, maar gemiddeld besparen we met deze functies wel 2 uur per week” is een zeer positief bericht van Lonneke. Ze geeft aan dat ze deze tijd nu in kunnen zetten voor bijvoorbeeld het up-to-date houden van de Social Media en het opzetten van (nieuwe) evenementen.

En de eindgebruikers? Deze vraag stelde we uiteraard ook: “De eindgebruikers zijn zeer tevreden! Doordat het vorige systeem niet toegankelijk was voor de leden/verenigingen konden ze zelf niet inzien of ze hadden betaald. Ook konden ze niet hun eigen gegevens aanpassen. Dat kan nu dus allemaal wel.”

De overstap naar een nieuw systeem kan aan het begin soms voor gebruikers wennen zijn. Hier probeert ClubCollect goed bij te helpen door een media kit aan te bieden en al vanaf het begin telefonische hulp te bieden. Lonneke beaamt dit en vertelt ook: “Wel heb ik gezien dat juist veel leden nu gebruik hebben gemaakt van de opties om hun gegevens aan te passen en bijvoorbeeld te betalen met alternatieve betaalwijzen zoals IDEAL. De KBN heeft ook nog een kleine groep leden die betaalden via acceptgiro, voor hen was ClubCollect een flinke overgang. Zij hebben, in samenspraak met ClubCollect, een extra stappenplan ontvangen met o.a. een voorbeeldbrief en extra uitleg. Zij waren vaak ook de leden die in het begin wat meer ondersteuning nodig hadden bij de overstap. Ik denk dat op de lange termijn, iedereen erg tevreden gaat zijn over dit systeem”.

Er zijn veel opties te gebruiken in ClubCollect en ClubBase. Iedere vereniging gebruikt de ene functie meer dan de andere. Met ClubCollect is het heel gemakkelijk om betaalverzoeken direct naar de juiste persoon te sturen. Leden die hun betaalverzoek ontvangen kunnen op ieder moment zien wat de status van hun betaling is en ze hebben verschillende betalingsopties. Dit maakt de kans op laatbetalers een stuk kleiner wat het bestuur veel tijd scheelt. We vroegen Lonneke welke functie zij het nuttigst vindt: "Als ik één punt moet noemen dan is dit vanuit ClubBase. Het inschrijfformulier is toch wel waar we het meest blij zijn. Nieuwe leden kunnen direct in het systeem worden geschoten en de juiste labels/abonnementen krijgen toegekend. Ideaal"!

Dus, wat zijn nou de grootste voordelen aan werken met ClubCollect? Je bespaart tijd, verbetert financiële gezondheid en hebt volledige controle over jouw club. We vinden het super om iemand als Lonneke zo blij te zien met ons product en hopen nog veel meer mensen tevreden te stellen met ClubCollect!

Lonneke, office manager - Karate Bond NL