Daten aus einem unterstützten Mitgliederverwaltungssystem in ClubCollect importieren

In dieser Erklärung finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Importieren von Rechnungen, wenn Sie ein Mitgliederverwaltungssystem benutzen, das ClubCollect unterstützt.

Schritt 1 - Vereinsdokumente

Bevor Sie mit der Rechnungsstellung beginnen, ist es wichtig, dass die Vereinsdokumente an ClubCollect bereitgestellt werden. Sehr wichtig ist das Logo, da es in den Rechnungen verwendet wird, die wir an Ihre Mitglieder senden. Wenn Sie das Logo hochgeladen haben und ein grünes "OK" -Symbol angezeigt wird, wissen Sie, dass ClubCollect das Logo erfolgreich verarbeitet hat.

Die verbleibenden Vereinsdokumente müssen von ClubCollect überprüft werden, bevor Auszahlungen an Ihre Organisation stattfinden können. Solange diese nicht überprüft wurden, wird ClubCollect das Guthaben auf einem Treuhandkonto aufbewaren. Wenn alle Vereinsdokumente hochgeladen und überprüft sind werden alle Beträge an Ihre Organisation ausgezahlt.

Schritt 2 Profilübersichten

In ClubCollect können Sie auswählen, welche Zahlungsmethoden Sie anbieten, welche Nachrichten Sie senden möchten und wie Sie diese verschicken wollen. Diese Einstellungen finden Sie unter "Rechnungen" -> "Profilübersichten" -> “Rechnungsprofile”.

Auf dem Hauptbildschirm "Profilübersichten" sehen Sie Ihre aktuellen Rechnungsprofile. Hier können Sie auch ihre Profile bearbeiten und Duplizieren. Das Duplizieren hilft ihnen zeitsparend neue Profiele zu erstellen, wenn diese ihrem Standardprofil sehr änlich sind.

Da Sie eine unterstütztes Mitgliederverwaltungssystem verwenden, sollten Sie in ClubCollect angeben welches Profil ihr Standard Rechnungsprofil ist, bevor Sie Rechnungen mittels der Mitgliederverwaltungssoftware erstellen. Das Standardprofil in ClubCollect wird automatisch für die Rechnungsstellung verwendet.

Schritt 3 - Vorbereiten des Imports im Mitgliederverwaltungssystem

Nach Abschluss der ersten beiden Schritte können Sie den Import in Ihrem Mitgliederverwaltungssystem die Schritte zur Rechnungsstellung in Ihrem Mitgliederverwaltungssystem vorbereiten. 

Schritt 4 - Rechnungen übermitteln

Nachdem Sie die Daten erfolgreich aus ihrem Mitgliederverwaltungssystem importiert haben, wird in der Liste der Imports „Übermitteln“ angezeigt. Ein rotes Kreuz wird angezeigt, wenn es noch nicht an Mitglieder verschickt wurde.

Bevor Sie die Rechnungen übermitteln, empfehlen wir Ihnen, mehrere Rechnungen auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Wenn alles fertig ist, wählen Sie "Übermitteln", um die Rechnungsstellung zu starten.

Schritt 5 - Die Rechnungen wurden übermittelt

Nach dem Übermitteln der Rechnungen haben möglicherweise mehrere Mitglieder Fragen zu ihren Rechnungen. Fragen zu Rechnungen finden Sie unter “Nachrichten”.

In unserem FAQ für Mitglieder und Schatzmeister, finden Sie Antworten zu häufig gestellten Fragen.