Facturen via geïntegreerd ledenadministratiesysteem naar ClubCollect importeren

Importeer facturen naar ClubCollect via het geïntegreerde ledenadministratiesysteem

Hieronder wordt een stappenplan gepresenteerd voor het importeren van facturen vanuit je ledenadministratiesysteem (bijvoorbeeld All United, ClubBase, Conscribo, KNLTB.Club, LISA, enz.) naar ClubCollect.

Als je voor de eerste keer factureert via ClubCollect, is het van essentieel belang om te controleren of het logo correct is ingeladen. Het logo bevindt zich rechtsboven in de ClubCollect-omgeving.

Stap 1 - Profielen

Als organisatie heb je de vrijheid om de betaalmethoden en berichten naar eigen voorkeur in te stellen. Deze instellingen zijn te vinden onder "Facturatie" -> "Factuurprofielen". Op dit scherm kun je ervoor kiezen om het factuurprofiel aan te passen of te kopiëren. Door te kopiëren (bijvoorbeeld per seizoen) kun je een nieuw factuurprofiel aanmaken met dezelfde instellingen als het origineel.

Bij het doorsturen van facturen vanuit je ledenadministratie naar ClubCollect is het belangrijk om het gewenste factuurprofiel te selecteren als standaardprofiel. Dit profiel wordt vervolgens automatisch toegepast op de facturen.

Stap 2 - Stappen in het ledenadministratiesysteem

Na het voltooien van stap 1, kun je de facturatiestappen volgen zoals aangegeven door je ledenadministratiesoftwareleverancier.

Stap 3 - Het versturen van facturen

Wanneer de facturen succesvol zijn ingeladen vanuit je ledenadministratiesysteem, verschijnt onder de tab "Facturatie" -> "Batches" de naam van de batch met een rood kruis. Voordat je op de knop "Verzenden" klikt, raden we aan enkele facturen te controleren om eventuele fouten te detecteren voordat de facturen worden verzonden.

Als alles er naar wens uitziet, kun je teruggaan naar de tab "Batches" en op de knop "Verzenden" klikken. Hier krijg je nogmaals alle instellingen van het profiel te zien voordat de facturen daadwerkelijk worden verzonden.

Stap 4 - De facturen zijn verzonden

Na het verzenden van de facturen kunnen vragen van ontvangers binnenkomen, die je kunt vinden onder de tab "Tickets". Daarnaast bevindt zich rechtsonder in ClubCollect een "Help"-knop die leidt naar onze supportpagina voor penningmeesters, waar veelgestelde vragen over ClubCollect worden beantwoord. Ook hebben we een FAQ voor leden op onze website.


Beantwoordt dit uw vraag?