Hieronder vind je een stappenplan voor het inladen van facturen vanuit je ledenadministratiesysteem (Bijvoorbeeld: All United, ClubBase, Conscribo, KNLTB.Club, LISA, etc.).

Als je voor de eerste keer factureert via ClubCollect, dan is het belangrijk om te controleren of het logo is ingeladen (het logo staat rechtsboven in de ClubCollect-omgeving).

Stap 1 - Profielen

Als organisatie bepaal je zelf hoe er betaald kan worden en wat voor berichten je verstuurt, deze instellingen vind je onder "Facturatie" -> “Factuurprofielen”. Op dit scherm kun je kiezen om het factuurprofiel aan te passen of te kopiëren. Je kunt door te kopiëren (bijvoorbeeld per seizoen) een nieuw factuurprofiel aanmaken met dezelfde instellingen als het origineel.

Wanneer je via je ledenadministratie facturen doorstuurt naar ClubCollect, is het belangrijk het gewenste factuurprofiel te selecteren als standaardprofiel. Deze zal vervolgens automatisch voor de facturen worden gebruikt.

Stap 2 - Stappen voor in het ledenadministratiesysteem

Wanneer je stap 1 hebt afgerond, kun je de stappen voor facturatie volgen, zoals door jouw ledenadministratie software leverancier is aangegeven.

Stap 3 - De facturen versturen

Wanneer je facturen vanuit je ledenadministratiesysteem goed zijn ingeladen, krijg je onder de tab "Facturatie" -> “Batches” de naam van de batch te zien met een rood kruis. Voordat je het knopje “Verzenden” aanklikt, raden wij je aan om een aantal facturen te controleren. Zo kun je eventuele fouten in de facturen detecteren voordat je de facturen uitstuurt.

Wanneer alles er goed uit ziet, kan je teruggaan naar de tab “Batches” en klikken op het knopje “Verzenden”. Wanneer je op deze knop klikt krijg je nog een keer alle instellingen van het profiel te zien, voordat de facturen worden verzonden.

Stap 4 - De facturen zijn verzonden

Wanneer de facturen zijn verzonden, is het mogelijk dat er vragen binnenkomen van de ontvangers. Deze vragen vind je onder de tab “Tickets”. Daarnaast vind je rechtsonder in ClubCollect een "Help"-knop die leidt naar onze supportpagina voor penningmeesters, waar wij antwoorden geven op veelgestelde vragen over ClubCollect. Daarnaast hebben wij een FAQ voor leden op onze website.