Hoe kan ik een efficiënte contributie-inningsprocedure opzetten?

Voor een vereniging is het innen van contributie een belangrijk onderdeel van de inkomsten. Een goede contributie-inningsprocedure is hiervoor een must. Dit zorgt er namelijk voor dat leden snel en gemakkelijk hun contributie kunnen betalen, zonder dat er veel tijd en moeite in gaat zitten. In deze blog bespreken we twee stappen voor het inrichten van de contributie-inningsprocedure: het kiezen van de juiste manier van betaling en het automatiseren van het innen van contributie.

Stap 1: Het kiezen van de juiste manier van betaling
Een van de belangrijkste stappen in het opzetten van een efficiënte procedure is het kiezen van de gewenste manier van betaling. Er zijn hierbij een aantal opties: automatische incasso, iDEAL, creditcard of een handmatige overschrijving. Elk van deze opties heeft zijn eigen voor- en nadelen.

Automatische incasso is een goede keuze als je het gemakkelijk wilt maken voor de leden. Het bedrag wordt automatisch afgeschreven van hun rekening, waardoor je dus voorkomt dat de leden vergeten te betalen. Het is hierbij handig om eerst een aankondiging te sturen van de incasso, zodat leden kunnen zorgen dat er voldoende saldo op hun rekening staat. Let wel op, leden kunnen tot 60 dagen na incasseren het bedrag terugboeken. Je zal van deze storneringen en leden met te weinig saldo een overzicht moeten maken. Dit overzicht kan je gebruiken om wanbetalers op te volgen, je wilt immers wel dat iedereen netjes betaald. In dit opvolgen kan dus even wat tijd zitten.

Hiernaast zijn er de digitale betaalmethodes. De populairste in Nederland is iDEAL. Dit is een veilige en gemakkelijke manier om online betalingen te doen. Creditcard, maar ook PayPal en Apple Pay kunnen een interessante optie zijn, zeker als er internationale leden zijn. Ook PayPal kan interessant zijn voor internationale betalingen. Waar je hierbij op moet letten, is dat het soms lastig kan zijn om dit allemaal digitaal te regelen. Je moet hierbij een betalingsprovider koppelen aan de e-mails die je naar de leden stuurt, waar enige technische kennis wel vereist is. Houd er wel rekening mee dat je handmatig een overzicht bij zal moeten houden. Hierin registreer je wie wel en niet hebben betaald en kan je de niet betalende leden herinneren.

Tot slot is er de traditionele manier van contributie betalen, namelijk een handmatige overschrijving. Deze methode wordt steeds minder gebruikt. Mocht de vereniging veel oudere leden hebben die de contributie niet online kunnen of willen betalen, is dit een goede optie. Ook hierbij geldt weer dat je handmatig een overzicht moet bijhouden en de openstaande bedragen moet opvolgen.

Stap 2: Het automatiseren van het innen van contributie
De tweede stap die je kunt nemen om de contributie-inningsprocedure te verbeteren, is door het automatiseren van het innen van de contributie. Hiervoor kun je een systeem zoals ClubCollect gebruiken dat automatisch de contributie van leden incasseert, zonder dat je er zelf iets voor hoeft te doen. Als je ook een ledenadministratie systeem gebruikt, is het verstandig om te controleren of dit goed aansluit op je contributie-inning systeem. Het is handig om te weten dat ClubCollect met elke ledenadministratie kan werken en eventueel een eigen ledenadministratie module heeft.

Als je gaat werken met een contributie-inning systeem, zijn er een aantal opties die je moet overwegen, (welke wellicht niet in elk systeem mogelijk zijn). Denk aan de startdatum van je contributie-inning, of je je leden de mogelijkheid om in termijnen te betalen wil aanbieden en van welke betaalmethoden ze gebruiken mogen maken. Kijk er goed naar of de facturen automatisch worden afgeletterd en of de openstaande facturen op verschillende manieren opgevolgd kunnen worden. Binnen ClubCollect heb je de mogelijkheid om deze opties compleet naar wens in te stellen.

Vanuit een systeem kun je soms ook een automatische incasso instellen, waar de leden van tevoren een machtiging moeten afgeven. Vanuit de meeste systemen die deze optie hebben, krijg je vervolgens een bestand wat je bij de bank moet aanleveren. Om dit te kunnen doen heb je een incassocontract bij de bank nodig, waar bepaalde limieten aan verbonden zijn. Dit zijn: het totaalbedrag, aantal incasso’s en aantal batches. Bij de leden die niet akkoord zijn met een incasso moet je de contributie op een andere manier innen. Bij ClubCollect heb je geen incasso contract nodig en ben je niet gebonden aan limieten. Leden die nog geen machtiging hebben afgegeven worden automatisch herkent door het systeem. Middels een betaalverzoek kunenn zij zelf een datum kiezen waarop het bedrag van de rekening zal worden afgeschreven, of direct met een van de door jou geaccepteerde betaalmethoden betalen. Ook hoef je niks te regelen voor de leden die geen machtiging hebben afgegeven, het systeem herkent deze automatisch en zorgt middels een betaalverzoek ervoor dat de contributie gewoon wordt geïnd.

Het gebruik maken van een systeem om de contributie te innen kan ervoor zorgen dat de leden sneller hun contributie betalen. Tevens behaal je een hoger percentage is van de leden die betalen, zonder dat je hier als vereniging veel tijd aan kwijt bent. Hierdoor kun je je richten op andere belangrijke taken en hoeft er minder tijd aan de contributie inning te worden besteed.

Wil je meer weten over ClubCollect? Klik hier om te weten komen welke opties er allemaal zijn binnen ons systeem!