De juiste ledenadministratie software voor een middelgrote vereniging.

Een goede ledenadministratie is belangrijk voor iedere vereniging. Naarmate een vereniging groeit, wordt het lastiger om ledengegevens, contributie, communicatie en wijzigingen overzichtelijk bij te houden. Voor bestuursleden kan het daarom interessant zijn om verschillende systemen voor ledenadministratie met elkaar te vergelijken. Denk aan software zoals Sportlink, ClubCollect, Conscribo of AllUnited. In deze blog kom je erachter welke software bij jouw vereniging past.

Waar moet je op letten bij ledenadministratie software?

Voordat je verschillende systemen vergelijkt, is het belangrijk om te bepalen welke functies jouw vereniging nodig heeft. Een ledenadministratiesysteem moet in ieder geval een actueel overzicht van leden en hun gegevens bieden. Denk daarnaast aan het toevoegen en uitschrijven van leden, het beheren van lidmaatschappen en het maken van selecties binnen het ledenbestand.

Voor een bestuur zijn ook functies rondom contributie belangrijk. Kijk bijvoorbeeld of het systeem contributie kan berekenen, facturen kan versturen en betalingen kan verwerken. Automatische herinneringen en inzicht in openstaande betalingen kunnen de penningmeester daarnaast veel handmatig werk besparen.

Andere aandachtspunten zijn communicatie, gebruikersrechten, online inschrijfformulieren, koppelingen met andere systemen en de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt. Zeker wanneer meerdere bestuursleden met de administratie werken, is het handig als zij ieder hun eigen toegang en rechten kunnen krijgen.

Welke ledenadministratie software kun je vergelijken?

Er zijn in Nederland verschillende systemen die zich richten op verenigingen. De beste keuze hangt vooral af van de omvang en behoeften van de vereniging.

Sportlink

Sportlink is bijvoorbeeld interessant voor sportverenigingen die zijn aangesloten bij een sportbond. De KNVB gebruikt Sportlink voor de ledenadministratie en verenigingen kunnen hiermee onder andere nieuwe leden registreren en persoonsgegevens bijhouden. Sportlink biedt daarnaast functionaliteiten voor contributie-inning, waaronder facturatie, automatische betalingen, herinneringen en het verwerken van storneringen.

ClubCollect

ClubCollect combineert ledenbeheer met functies voor contributie-inning. Met ClubBase kunnen bestuursleden ledengegevens en lidmaatschappen beheren. Daarnaast kunnen leden hun eigen gegevens aanpassen en kunnen online inschrijfformulieren direct aan de ledenadministratie worden gekoppeld. Voor contributie zijn onder andere betaalverzoeken, herinneringen, automatische aflettering en opvolging van storneringen beschikbaar.

Conscribo

Conscribo richt zich op verschillende soorten verenigingen en combineert ledenadministratie met onder andere boekhouding, facturatie en e-mailing. Hierdoor kan een bestuur meerdere administratieve processen vanuit één systeem uitvoeren. Het systeem is beschikbaar voor kleinere verenigingen en kan worden uitgebreid wanneer een vereniging meer leden krijgt.

AllUnited

AllUnited biedt eveneens een alles-in-één oplossing. Naast ledenadministratie zijn onder andere boekhouding, facturatie, communicatie en een clubapp beschikbaar. Daardoor kan het interessant zijn voor verenigingen die verschillende onderdelen van hun administratie en communicatie in één omgeving willen samenbrengen.

Welke software past bij jouw vereniging?

Er is dus niet één systeem dat voor iedere middelgrote vereniging de beste keuze is. Een sportvereniging die sterk afhankelijk is van de administratie van een sportbond kan bijvoorbeeld veel waarde hebben aan Sportlink. Een vereniging die ledenadministratie en volledige financiële administratie in één systeem wil combineren, kan eerder naar Conscribo of AllUnited kijken.

Wil je vooral ledenbeheer en contributie-inning combineren, dan kan ClubCollect een interessante optie zijn. Het systeem biedt naast ledenadministratie verschillende mogelijkheden om betalingen en opvolging te automatiseren.

Vergelijk daarom niet alleen de prijs. Kijk vooral naar de functies die jouw bestuur daadwerkelijk nodig heeft. Een goedkoper systeem kan uiteindelijk meer tijd kosten wanneer belangrijke functies ontbreken of wanneer je meerdere losse systemen moet gebruiken. Andersom kan een uitgebreid systeem onnodig duur zijn als je maar een beperkt aantal functies gebruikt.

Checklist voor het vergelijken

Maak voordat je een keuze maakt een korte checklist:

• Kan ik alle ledengegevens centraal beheren?
• Kunnen leden hun eigen gegevens wijzigen?
• Kan ik contributie berekenen en innen?
• Zijn automatische herinneringen mogelijk?
• Kan ik meerdere bestuursleden toegang geven?
• Zijn er koppelingen met andere systemen?
• Is er een online inschrijfformulier?
• Hoe worden persoonsgegevens beveiligd en verwerkt?
• Wat zijn de totale kosten per jaar?
• Hoe eenvoudig is het om over te stappen?

Door deze punten voor verschillende aanbieders naast elkaar te zetten, krijg je een duidelijk beeld van welke ledenadministratie software het beste aansluit bij jouw middelgrote vereniging.