Carnavalsvereniging Lotjonslos zit alles behalve bij de pakken neer!

Het verenigingsleven heeft door de uitbraak van het Coronavirus de afgelopen maanden vrijwel helemaal stil gelegen, ook in België. Alle geplande evenementen moesten noodgedwongen afgeblazen worden. Het gevolg hiervan was een daling van inkomsten. Maar, een aantal verenigingen zagen al snel kansen om de geplande evenementen online door te laten gaan, er werd creatiever gedacht dan ooit. Ook Carnavalsvereniging Lotjonslos, de oudste groep uit de Vlaamse carnavalstad Aalst, organiseerde de afgelopen weken een online versie van hun eetfestijn.

Voorgaande jaren organiseerden zij namelijk een zeer succesvol eetfestijn in de regio. Voor dit jaar kwamen zij met een alternatief: een online eetfestijn met bezorging aan huis. De carnavalsvereniging verkocht varkenswangetjes en tongrolletjes, daarbij kon ook een passende fles wijn besteld worden.

"Het was voor ons een sprong in het onbekende", klinkt het. "Wij verkiezen als groep natuurlijk veel liever een eetfestijn in real life waar we onze vrienden en familie op kunnen uitnodigen. Dat was momenteel niet mogelijk, waardoor de online versie een mooi plan B was."

Om de organisatie hiervan mogelijk te maken kwam al snel de betaallink van ClubCollect in beeld. Voor de eerdere evenementen werd er gebruik gemaakt van ‘’Google Form’’. Dit formulier moest de vereniging geheel zelf verwerken, ook konden er geen betalingen ontvangen worden vanuit het document. Vooral op administratief vlak zou deze methode dit jaar voor veel onnodig extra werk zorgen. ClubCollect bood een geautomatiseerde aanpak.

"De betaallink zorgde voor een makkelijke opvolging van onze bestellingen. Hierbij kwamen alle bestellingen op één centraal punt binnen en dienden we ook de betalingen niet meer te verwerken."

De groep stelde zelf de  vrije invulvelden van hun betaallink samen, waarna ze meteen aan de slag konden om de betaallink te verspreiden via Facebook en Whatsapp. De bestellingen kwamen al snel binnen en betalingen werden onmiddellijk online afgerond. Enkele dagen voor de dag van het bezorgmoment sloot de carnavalsvereniging de bestellingen af en wisten ze precies hoeveel gerechten ze dienden te maken.

"Heel interessant om op voorhand exact te kunnen weten hoeveel je nodig hebt. Op een echt eetfestijn is het vaak een beetje gissen hoeveel volk er zal komen opdagen, dat was nu niet het geval."

Via een handige Excel-download van de gevraagde gegevens in de betaallink konden ze alle adressen in een routeplanner laten inlezen, waardoor de ideale route werd samengesteld. Op de dag van het bezorgmoment stonden alle gerechten klaar en kreeg elke chauffeur een eigen route.

De kosten om te werken via ClubCollect vond Lotjonslos te verwaarlozen vergeleken met het werk dat geautomatiseerd werd. Het gebruik en het aanmaken van de betaallink zijn gratis.

"We betaalden aan transactiekosten nog niet 1% van onze totale opbrengst", laat Lotjonslos weten. "Ook qua service naar kopers toe was deze manier van werken een absolute meerwaarde."

Share:

Ontvang ons E-book:
Hoe houd je jouw vereniging financieel gezond?