De voordelen van het automatiseren van je ledenadministratie bij een sportvereniging

Als sportvereniging is het bijhouden van een actuele ledenadministratie van groot belang. Het is immers belangrijk om te weten wie je actieve leden zijn, zodat je contributie kunt innen, maar ook nieuwsbrieven en uitnodigingen voor activiteiten te sturen.

We horen regelmatig dat het handmatig bijhouden van de ledenadministratie tijdrovend en foutgevoelig kan zijn. Tijd is echter schaars voor een vrijwilliger, dus een automatische ledenadministratie biedt dan ook meerdere voordelen. In dit blog vind je zes voordelen van het automatiseren van een ledenadministratie bij een sportvereniging.

1. Bespaar tijd
Een voor de hand liggend voordeel is het besparen van tijd. Door processen te automatiseren, is er minder handmatig werk nodig en houd je dus tijd over. Hoe meer er geautomatiseerd kan worden, hoe meer tijd je overhoudt. Taken als het inschrijven van nieuwe leden, het innen van de contributie en het bijwerken van de lidgegevens zijn doorgaans taken die veel tijd kunnen vergen. Door een systeem als ClubCollect is dit eenvoudig te automatiseren met alle voordelen van dien.

2. Verminder fouten
Moet je veel handmatig werk doen voor de ledenadministratie, is er een verhoogde kans op fouten. Je kunt denken aan dubbele inschrijvingen, incorrecte contactgegevens, een verkeerde notitie maken of een verkeerde herinnering sturen. Door dit te automatiseren, verminder je de kans op dit soort fouten.

3. Eenvoudig gegevens up-to-date houden
Het kan zijn dat de gegevens van leden in de loop der tijd veranderen. Een nieuw e-mailadres, een ander telefoonnummer of een rekeningnummer wat veranderd is. Het handmatig bijwerken hiervan, kan ervoor zorgen dat deze nieuwe NAW-gegevens niet correct worden verwerkt. Hierdoor wordt het voor een organisatie lastig om te communiceren met de leden. Met behulp van een geautomatiseerde ledenadministratie als ClubCollect kunnen leden zelf hun eigen gegevens aanpassen en worden deze automatisch aangepast binnen de ledenadministratie. Ook zit hier een verificatiestap bij, zodat je er zeker van bent dat de nieuwe gegevens kloppen.

4. Eenvoudiger communiceren
Door een geautomatiseerde ledenadministratie heb je de mogelijkheid om gemakkelijk en snel contact te leggen met leden. Nieuwsbrieven en uitnodigingen kunnen eenvoudig worden verzonden naar alle of juist een selecte groep leden. Met behulp van de labels maak je gemakkelijk onderscheid tussen verschillende groepen.

5. Verhoogde veiligheid
Met een systeem als ClubCollect zorgt ervoor dat de veiligheid rondom alle persoonsgegevens gewaarborgd wordt. Alles persoonsgegevens staan AVG-proof in jullie eigen omgeving. Ook kunnen jullie werken met meerdere gebruikers met verschillende rechten. Dit betekent dat iemand enkel de gegevens kan zien welke voor zijn rol belangrijk is.

6. Verbeterde financiële controle
Met behulp van een geautomatiseerde ledenadministratie krijg je meer controle over je financiën. Vanuit je ledenadministratie stuur je direct alle facturen uit, inclusief opties zoals gespreid betalen, automatische incasso, iDEAL, Apple Pay etc. Laatbetalers worden automatisch en volledig naar wens opgevolgd op verschillende manieren. Alles wordt automatisch bijgehouden en afgeletterd, waarbij je met een druk op de knop direct een overzicht hebt.

ClubCollect
Zoals je kunt lezen, zijn er meerdere voordelen te behalen voor jouw sportvereniging door jouw ledenadministratie te automatiseren. Hierdoor houd je voornamelijk meer tijd over om te spenderen aan andere belangrijke zaken binnen jouw sportvereniging.

Als je meer wilt weten over het automatiseren via ClubCollect, lees je hier meer over ledenadministratie en hier meer over contributie innen. Verder zijn er ook nog tal van andere mogelijkheden in het systeem, waardoor het organiseren van activiteiten, het verkopen van tickets of het starten van een donatiecampagne erg eenvoudig is