Onbetaalde facturen; wat moet je ermee?!

Het is een zogenoemde ‘pain in the ass’ voor alle penningmeesters, die kleine groep mensen binnen een vereniging die veel tijd van de penningmeester in beslag neemt. We hebben het hier over leden die niet of niet op tijd hun vrijwillige bijdrage willen betalen. In de ClubCollect-omgeving kunnen penningmeesters zelf instellen welke en hoeveel berichten er naar de leden worden gestuurd, maar op een gegeven moment houdt dit op en verloopt de factuur. Wat nu? Bij ClubCollect hebben we een aantal effectieve oplossingen om de leden alsnog hun factuur te laten betalen.

Herinnering via e-mail

Als eerste is er natuurlijk de mogelijkheid om een bericht te sturen via e-mail. Leden ontvangen nogmaals een melding in hun inbox met de vraag of ze hun openstaande factuur willen betalen. Als penningmeester kun je zelf bepalen wat er in dit bericht komt te staan en hoe je je leden dus wil benaderen. Alleen al vanaf 1 september j.l. tot en met de dag van vandaag zijn er meer dan 367 organisaties die van deze optie gebruik hebben gemaakt. Het is natuurlijk niet gek dat dit een populaire opvolgingsmethode is, deze optie is namelijk gratis. Deze 367 organisaties hebben samen een totaal van 1079 e-mails naar leden gestuurd.

Herinnering via SMS

Mocht het niet mogelijk zijn om het lid een e-mail te sturen, bijvoorbeeld omdat er geen e-mailadres bekend is of deze is niet meer in gebruik, of je wil als penningmeester simpelweg geen e-mail sturen, dan is er ook de mogelijkheid om leden te bereiken middels SMS. Ook nog voordat de factuur verlopen is, tijdens de standaard ‘bericht-flow’ wordt automatisch SMS ingeschakeld, wanneer een e-mailadres niet aanwezig is, wanneer e-mails niet aankomen of wanneer e-mails niet worden geopend binnen bepaalde tijd. Omdat deze berichten direct op de telefoon van het lid binnenkomen, worden deze berichten sneller gezien en zijn ze, vooral onder de jongere leden, een stuk effectiever.

Extra herinneringsbericht via WhatsApp

Een zeer korte tijd terug hebben we een nieuwe mogelijkheid van opvolging ontwikkelt. Namelijk een herinnering via WhatsApp. Dankzij het gegeven dat men tegenwoordig niet meer zonder smartphone kan, dat 12,1 miljoen Nederlanders Whatsapp op hun smartphone hebben geïnstalleerd en na talloze verzoeken van onze klanten hebben we sinds kort de mogelijkheid ontwikkeld waarbij je als penningmeester je leden een bericht via WhatsApp kan sturen. Van onze klanten horen we dat WhatsApp al enige tijd een populair middel is om contact met de leden op te zoeken, doordat het voor leden laagdrempelig is om hierop te reageren. ‘Binnen 30 minuten is duidelijk wat de status van het lid was: wel of niet betalen?’, aldus één van onze klanten. Het is nu dus ook mogelijk om via ClubCollect een bericht te versturen naar je leden middels WhatsApp. Zeker na de vele verzoeken van onze klanten, belooft deze mogelijkheid dus een grote toegevoegde waarde te worden!

Herinnering via brief

Naast de opvolging via e-mail en WhatsApp, is het sinds 1 juli j.l. ook mogelijk om je leden nog een brief te sturen. Ze ontvangen dan op papier nogmaals het verzoek om hun factuur te betalen. Te zien is dat een stuk minder organisaties van deze optie gebruik maken, maar ook dat de organisaties die er gebruik van maken, er veel gebruik van maken. Vanaf juli dit jaar zijn er 105 organisaties die gebruik hebben gemaakt van de optie om een brief te sturen naar een lid dat de factuur nog niet heeft betaald. In totaal zijn er door deze 105 organisaties een kleine 1800 brieven verstuurd. Je zou kunnen zeggen dat de organisaties die deze optie gebruiken er trouw aan blijven, omdat ze deze methode best veel gebruiken. Dit kan echter ook liggen aan de samenstelling van de leden van de organisatie; een organisatie met een hoge gemiddelde leeftijd onder de leden stuurt meer brieven dan een zeer jonge organisatie, zo blijkt uit onze data.

WIK-Brief

Indien de ‘makkelijke’ methoden van opvolging hun werk niet doen en het lid blijft voet bij stuk houden, dan zijn er nog twee opties die elkaar opvolgen. Je begint met het versturen van de Wettelijke IncassoKosten-brief (WIK-Brief). Dit is een officiële brief die het lid erop wijst dat als er niet betaald wordt, er extra incassokosten plus B.T.W. in rekening zullen worden gebracht, doordat een extern incassobureau wordt ingeschakeld. Als we weer de cijfers induiken, is te zien dat er sinds de oprichting van ClubCollect bijna 23 duizend (!) WIK-Brieven zijn verstuurd door bijna 400 verschillende organisaties. De effectiviteit ervan is opmerkelijk. Ongeveer 80% van de leden die zo’n WIK-Brief hebben ontvangen betalen uiteindelijk hun openstaande factuur, nadat ze hebben ingelogd op hun betaalpagina. Scheelt je als penningmeester weer een hoop tijd.

Zie hier een voorbeeld van een WIK-Brief.

Inschakelen incassobureau

Mocht het zo zijn dat de e-mail, WhatsApp-reminder en de WIK-Brief er nog niet toe leiden dat het lid zijn factuur betaald, dan bieden we als laatste optie om een factuur door te zetten naar een extern incassobureau. In de afgelopen 12 maanden werd in totaal €72319,94 opgehaald door 933 facturen door te zetten naar incassobureau’s, een gemiddelde van €77,51 per factuur. Een zeer mooi gemiddelde om mee af te sluiten. We hebben goede contacten met een aantal incassobureaus, mocht je hier dus gebruik van willen maken, dan kunnen wij je voorzien van gegevens van betrouwbare incassobureaus. Mocht je liever zelf een incassobureau inschakelen, dan kun je in de ClubCollect-omgeving een Excel-overzicht downloaden van de facturen die je wil doorzetten, welke je vervolgens zelf naar het incassobureau kan doorsturen.

ClubCollect biedt organisaties dus in eerste instantie de mogelijkheid om facturen te versturen naar je leden. Ongeveer 5% van de facturen blijft onbetaald, maar dit is natuurlijk afhankelijk van de vereniging, het gedrag van de leden en de locatie waar de vereniging zich bevindt. Gelukkig heeft ClubCollect hiervoor verschillende mogelijkheden. Zo kan er simpel een herinnering worden gestuurd per e-mail, SMS of WhatsApp, maar ook kan er een herinnering per post worden gestuurd, een WIK-Brief, of als laatste redmiddel kan een factuur worden doorgezet naar een incassobureau. Al met al schelen de methoden voor opvolging van ClubCollect jou als penningmeester enorm veel kostbare tijd.