Sporting Almere - 'ClubCollect een enorm tijdbesparende oplossing'

Op het grootste sportpark van Nederland (Fanny Blankers-Koen park), met maar liefst 15 verschillende sportverenigingen, bevindt zich onder andere voetbalvereniging Sporting Almere. Inmiddels werkt de vereniging met bijna 600 leden al ruim 3 jaar met ClubCollect.

Onder het genot van een kop koffie in het mooie clubhuis, vertelde penningmeester Rene van Eijbergen en ledenadministrateur Bianca Broekhoff over hun belevenissen met het gebruik van ClubCollect.

Rene werkt al het langst met ClubCollect en vergelijkt hun huidige werkwijze met hoe hij dat vroeger deed: “Hiervoor deed ik alles in één systeem, wat op zich fijn was, maar het stuk voor stuk aanmaken van alle facturen was bijzonder arbeidsintensief. Een hels karwei. Tegenwoordig ben ik een uurtje of 5 à 6 kwijt met voorbereiden en kan ik vervolgens alle 600 facturen in één keer versturen. Dat scheelt me dagen werk”.

Helaas merken ze dat de financiële situatie van hun leden niet verandert, waardoor niet alle leden even gemakkelijk kunnen betalen. Waar voorheen leden via hem in delen moesten betalen, kunnen ze er nu gemakkelijk via het betaalverzoek voor kiezen.

Doordat leden automatische incasso’s bij de bank kunnen storneren is Rene hier minder fan van. Het is dan wel positief om te zien dat ruim 55% van de leden in één keer met iDEAL betaalt, waarbij dit niet mogelijk is.

Er blijft nog altijd een groepje leden over dat zelfs na de herinneringen nog niet uit zichzelf betaalt: “Begin december heb ik weer 100 tot 120 leden aan een incassobureau over moeten dragen. De optie om met een simpele knop een uitdraai van deze leden te kunnen maken, die direct naar een incassobureau gestuurd kan worden, komt dan wel heel handig uit“.

Toen we vroegen hoe gemakkelijk het was om ClubCollect te leren gebruiken, zei Bianca: “Ik heb daar geen moeite mee gehad. In het begin was het nog even zoeken, maar na een beetje rondkijken en spelen kwam ik er wel uit en werd het overzichtelijker”. Rene deelt die mening: “Het uploaden in een Excelletje is gewoon te makkelijk, en die importsheet van jullie is fantastisch”. Beide zeggen ze dat het gewoon een kwestie van proberen is. “Het systeem is gebruiksvriendelijk en je kunt niets stukmaken, dus ik ben gewoon begonnen met één factuur en heb toen gekeken hoe die eruit kwam te zien”.

Bianca laat weten de recentelijk toegevoegde mogelijkheid voor het opstellen van individuele facturen erg eenvoudig en snel te vinden. Op deze manier kunnen ze leden die zich aanmelden ter plekke een betaalverzoek voor de contributie sturen.

Alledrie zijn zeer tevreden met wat ClubCollect voor Sporting Almere toegevoegd heeft. Bianca en Jolanda kunnen gemakkelijk gewijzigde ledengegevens inzien, waardoor de ledenadministratie beter up-to-date is. Daarnaast kan Rene inmiddels lezen en schrijven met ClubCollect: “Ik kan het me niet inbeelden weer terug te schakelen naar onze oude werkwijze, want dat kostte gewoon ontzettend veel tijd”.

Dankzij de meldingen in het systeem of de maandelijkse nieuwsbrief leren zij nog regelmatig de nieuwe mogelijkheden van ClubCollect kennen, die helpen hun taken nog verder te vergemakkelijken. Bij ClubCollect streven we ernaar om door continue ontwikkelingen met één systeem zoveel mogelijk clubs te helpen.