Ledenadministratie voor jouw vereniging

Met het ledenbeheer systeem van ClubCollect regel je alles van begin tot eind. Dit start bij het inschrijfformulier voor nieuwe leden, dat direct gekoppeld is aan het ledenbeheersysteem. Dit inschrijfformulier is volledig aan te passen naar jouw wensen. Je kunt kiezen uit standaard-velden, maar ook eigen velden toevoegen. Daarnaast kan het lid meteen het gewenste abonnement kiezen. Je kunt ook een betaalmogelijkheid aan het inschrijfformulier koppelen, zodat het lid bij inschrijving direct de kosten voor hun abonnement, een deel daarvan, of inschrijfkosten betaalt.

Elke aanmelding wordt direct vastgelegd in het ledenbeheer systeem, waarna je een automatisch bericht ontvangt over deze nieuwe aanmelding. Vervolgens kun je in het ledenbeheer systeem deze nieuwe aanmelding(en) goedkeuren, zodat het lid wordt opgenomen in het overzicht in het ledenbeheer. Bij goedkeuring kan een automatische bevestigingsmail worden gestuurd.

Om alles overzichtelijk te houden in het ledenbeheersysteem, kun je werken met labels om leden eenvoudig te groeperen. Deze labels kun je automatisch via het inschrijfformulier of handmatig aan (meerdere) leden toekennen via het ledenoverzicht. Met de uitgebreide filtermogelijkheden van het ledenbeheer kun je eenvoudig de gewenste groep selecteren. Deze subgroepen kun je daarna direct een mail sturen, abonnementen toewijzen of nieuwe labels geven.

In het ledenbeheer van ClubCollect kun je ook gezinnen vormen, waardoor zowel communicatie als facturen worden gekoppeld en elk gezin een verzamelfactuur ontvangt. Dit maakt het een stuk makkelijker voor de leden. Leden kunnen ook zelf hun persoonlijke gegevens bijwerken door in te loggen op hun persoonlijke pagina. Eventuele correcties worden automatisch doorgevoerd in het ledenbeheer. Hierdoor zijn alle gegevens actueel en verloopt de communicatie eenvoudiger.

Je kunt met meerdere gebruikers samenwerken in jullie eigen omgeving van het ledenbeheersysteem. Je kunt zelf gebruikers toevoegen en hen specifieke rechten toekennen, zoals Super User, Standaardgebruiker, Penningmeester, Ledenadministrateur en Communicatiebeheerder. Ook kun je gebruikers toegang geven tot een bepaalde groep in het ledenbestand, gebaseerd op labels. De software van het ledenbeheer is cloud-based, wat betekent dat je overal ter wereld toegang hebt. Dit maakt het beheren van jouw ledenbeheer met meerdere gebruikers veel eenvoudiger.

Vanuit het ledenbeheer kun je eenvoudig e-mails sturen naar alle leden, een geselecteerde groep of een individueel lid. De verstuurde berichten worden per persoon opgeslagen in het ledenbeheersysteem, zodat je altijd kunt teruglezen wat er is gestuurd. Je kunt ook eenvoudig een nieuwsbrief maken en versturen via de e-mailfunctie. Gebruik een HTML-template om je nieuwsbrief altijd in je eigen stijl, kleuren en met je logo te versturen. Als je liever met MailChimp werkt, kun je vanuit het ledenbeheersysteem eenvoudig een MailChimp-export maken en direct doorgaan met het versturen van je nieuwsbrief.

Het innen van contributie wordt eenvoudig met het ledenbeheersysteem. Je stelt eerst je voorkeuren voor de contributie-inning in, zoals het aanbieden van termijnen, automatische herinneringen en betalingsmethoden (automatische incasso, iDEAL, etc.). Door verschillende betaalopties aan te bieden, verhoog je het inningspercentage. Met onze terugkerende abonnementen kun je eenvoudig doorlopend, maandelijks of jaarlijks factureren.

Eventuele wijzigingen in de factuur, zoals verhogingen of kortingen, kun je eenvoudig doorvoeren in het ledenbeheersysteem. Als je de gezinnen-functie gebruikt, worden alle gezinsfacturen gecombineerd tot één factuur. Voor het lid is het veel makkelijker om alle openstaande bedragen in één keer te betalen.

Onze ledenbeheer software wordt voortdurend gecontroleerd op veiligheid en maakt gebruik van een versleutelde verbinding met encryptie. Het ledenbeheer systeem heeft meerdere beveiligingscertificaten en voldoet aan de Europese AVG-voorschriften. Hierdoor voldoe je direct aan de eisen van de overheid voor het opslaan van lidgegevens. Kortom, met het ledenbeheersysteem van ClubCollect zijn al je gegevens veilig!