Wat is ledenadministratie?

Een goede ledenadministratie is noodzakelijk voor het goed functioneren van een vereniging. Het bijhouden van een goede ledenadministratie is vaak een ingewikkelde en tijdrovende taak. Maar wat houdt het nou eigenlijk precies in?

Simpel gezegd valt er onder ledenadministratie het bijhouden van de gegevens van alle leden van de vereniging. Onderdeel hiervan is het verzamelen en up to date houden van bijvoorbeeld adresgegevens, telefoonnummers, e-mailadressen en betaalgegevens.

Door het bijhouden van deze gegevens blijft het gemakkelijk om te communiceren met je leden, evenementen te organiseren en contributie of andere kosten te innen. Een goede ledenadministratie zorgt voor een helder beeld van wie er allemaal lid zijn. Niet alleen voor de penningmeester is dit praktisch, maar ook voor de secretaris of voorzitter van de vereniging kan dit goed van pas komen. Actuele gegevens van de leden zijn cruciaal voor het bestuur van een organisatie. Zo ben je er zeker van dat belangrijke informatie goed en veilig aankomt. Daarnaast is een ledenadministratie essentieel voor het innen van contributie en andere kosten. Weten wie er lid zijn en hoe je ze kunt bereiken verhoogt de kans op succesvolle betalingen.

Digitale ledenadministratie
Om je te assisteren bij dit proces zijn hier tegenwoordig softwareprogramma’s speciaal voor te gebruiken. ClubCollect kan jou voorzien van zo’n ondersteunend programma; ClubBase. Met ClubBase kun je eenvoudig online de gegevens van alle leden bijhouden en beheren. Ook ontwerp je makkelijk een inschrijfformulier waarmee leden zich online eenvoudig kunnen inschrijven. Dit alles bespaart je veel tijd en moeite die in andere belangrijke taken voor de vereniging gestoken kan worden.

Hiernaast kun je gemakkelijk onderscheid maken tussen doelgroepen met de mogelijkheid om ledengegevens te organiseren en te labelen. Zo bereik je in een paar klikken precies de gewenste groep leden. Je kunt abonnementen en labels toekennen en gegevens makkelijk zoeken, filteren en exporteren. Daarnaast kun je vanuit ClubBase ook eenvoudig facturen versturen die betaald kunnen worden met o.a. iDEAL, Paypal, Bancontact, Creditcard of Sofort. Als leden hun NAW-gegevens willen wijzigen, kunnen zij dit zelf doen. Deze gegevens worden dan automatisch bijgewerkt in de ledenadministratie.

Al met al is het dus van groot belang om een goede ledenadministratie te hebben voor een gezonde vereniging. Met ClubBase wordt het bijhouden van de gegevens van jullie leden een fluitje van een cent. Het bespaart je kostbare tijd met het inschrijven van nieuwe leden, je houdt overzicht, controle en beheert eenvoudig je ledengegevens. Zo kun je je als vereniging volledig richten op waar het echt om gaat: sporten, hobbyen en gezelligheid.