Stapsgewijze handleiding voor het opzetten van automatische incasso's voor jouw vereniging

Het beheren van de financiën van een vereniging kan een uitdagende taak zijn. Een effectieve manier om het betalingsproces te stroomlijnen en de administratieve last te verminderen, is door gebruik te maken van automatische incasso's. In deze handleiding laten we je stap voor stap zien hoe je automatische incasso's kunt opzetten voor jouw vereniging. Door dit proces te volgen, kun je ervoor zorgen dat betalingen op tijd binnenkomen en zo een belangrijke inkomstenbron goed regelen.

Stap 1: afspraken maken
Voordat je automatische incasso's kunt gebruiken om de contributie te innen, is het belangrijk om de juiste afspraken te maken. Neem de tijd om de voorwaarden en procedures voor automatische incasso's vast te leggen. Denk hierbij aan zaken als de frequentie van incasso's, de bedragen die geïncasseerd worden, en wat er gebeurt als er een stornering plaatsvindt. Zorg ervoor dat je duidelijke richtlijnen hebt en zorg ervoor dat deze bekend zijn bij de leden.

Stap 2: machtigingen verzamelen
Om automatische incasso's te kunnen uitvoeren, heb je een machtiging van je leden nodig. Dit is een (digitaal) toestemmingsformulier om een afschrijving te doen van het rekeningnummer van het lid. Om deze te verkrijgen, zijn er twee manieren. Je kunt gebruik maken van een fysiek machtigingsformulier. Dit formulier kunnen leden uitprinten, invullen en inleveren op de vereniging. Een modernere mogelijkheid is een digitaal machtigingsformulier. Leden kunnen deze digitaal invullen, waardoor het gemakkelijker wordt om deze veilig op te slaan. Het is belangrijk dat je met het machtigingsformulier de benodigde informatie vraagt, zoals naam, rekeningnummer en (digitale) handtekening.

Stap 3: automatische incasso's aanbieden
Nu je de afspraken hebt gemaakt en de machtigingen hebt verzameld, is het tijd om de automatische incasso's daadwerkelijk aan te bieden. Ook hier zijn er twee mogelijkheden: via de bank of een betalingsprovider.

Als je gebruik maakt van een bank om de incasso’s uit te voeren, dien je een incassocontract af te sluiten. Hierin worden de voorwaarden zoals limieten voor het aantal incassobatches, hoeveelheid incasso's en het maximale bedrag van de incassobatches benoemd. Mocht je meer ruimte in het aantal incasso's of incassobatches nodig zijn dan zal je een nieuw contract af moeten sluiten. Vanuit de ledenadministratie bereid je vervolgens een batch voor. Je koppelt de juiste bedragen aan de leden, zet dit om naar een SEPA-bestand en leest deze in bij de bank.

Een andere mogelijkheid is om te werken met een betaalsysteem of een losse betalingsprovider. Een voordeel van een betalingsprovider is het eenvoudig aanbieden van alternatieve betaalmethoden. Zo kunnen je leden gebruik maken van hun favoriete betaalmethode. Het nadeel is dat je de batches met andere betaalmethoden gescheiden aan moet maken.

Het wordt zelfs nog gemakkelijker als je gebruik maakt van een systeem zoals ClubCollect. Werk je met de ledenadministratie van ClubCollect, kan je met een druk op de knop een batch aanmaken. Werk je met een ander ledenadministratiesysteem, kun je dit eenvoudig exporteren door middel van kopiëren-plakken. Je kunt alle leden, ongeacht hun gewenste betaalmethode, in één grote batch opnemen. Het systeem maakt namelijk zelf het onderscheid tussen mensen die een machtiging hebben gegeven en mensen die liever op een andere manier betalen. In plaats van gescheiden batches, kun je dus alles in één batch versturen.

Stap 4: opvolging van mislukte betalingen en storneringen
Het kan voorkomen dat een automatische incasso mislukt, bijvoorbeeld vanwege onvoldoende saldo op de rekening van een lid. Hiernaast heeft het lid acht weken de mogelijkheid om de incasso terug te draaien. Het is belangrijk om adequaat om te gaan met deze mislukte betalingen en storneringen en tijdig actie te ondernemen.

Lever je de incasso’s aan bij de bank, zul je in veel gevallen handmatig een overzicht moeten bijhouden. De storneringen moet je ook handmatig opvolgen. Met een systeem zoals ClubCollect wordt dit automatisch voor je gedaan. De facturen worden automatisch afgeletterd, een handmatig overzicht bij te houden is dus niet nodig. Is een factuur nog niet betaald, gaat het systeem hier direct mee aan de slag. Je stelt vooraf in wat jouw wensen zijn voor het herinneren, waarna het systeem de storneringen en mislukte betalingen volgens jouw wensen opvolgt. Hiermee bespaar je onder andere veel tijd. Wil je meer weten van de opties binnen ClubCollect? Vraag hier meer informatie aan.

Het opzetten van automatische incasso's voor jouw vereniging kan een waardevolle stap zijn om het financiële beheer te vereenvoudigen en te optimaliseren. Door de juiste afspraken te maken, machtigingen te verzamelen, automatische incasso's aan te bieden en storneringen op te volgen, kun je ervoor zorgen dat betalingen efficiënt worden verwerkt. Automatische incasso's helpen je bij het verminderen van administratieve taken, het minimaliseren van betalingsachterstanden en het waarborgen van een stabiele financiële basis voor jouw vereniging. Door deze stapsgewijze handleiding te volgen, leg je een solide basis voor een succesvolle implementatie van automatische incasso's en draag je bij aan de groei en het succes van jouw vereniging.